Bì thư hoặc mảnh rời ghi lại ngày sớm nhất mà một chiếc tem hoặc văn phòng phẩm đã được sử dụng. Các khám phá mới có thể thay đổi một EKU đã được xác lập. EKU của một bộ tem cổ điển có thể là sau ngày phát hành chính thức. Vì tình cờ được bán sớm nên tem hiện đại có EKU là một vài ngày trước ngày đầu tiên chính thức.

Bản trùng lặp của tem đã có trong bộ sưu tập. Người mới chơi tem thường coi một số tem là bản đúp, trong khi thực tế chúng có khác biệt ở cách đục lỗ, dập chìm hoặc biến đổi màu sắc.

Dấu bưu điện gồm có hai phần, một là dấu hủy, hai là dấu bưu điện. Dấu hủy làm mất hiệu lực của tem để tránh bị dùng lại. Dấu bưu điện ghi ngày và nơi gửi.

Tem được làm giả hợp pháp dùng cho việc đào tạo nhân viên hoặc kiểm tra máy bán tem tự động. Tem hình nộm thường in trống hoặc mang dòng tiêu đề đặc biệt, các hình ảnh hoặc một hình trang trí khác biệt. Loại tem này không có giá trị trong bưu chính và cũng không dùng để bán cho người sưu tầm. Tuy nhiên một số nhà sưu tầm vẫn có tem này do trợ giúp của nhân viên bưu điện.

Tên phổ biến dành cho tem phát hành theo Đạo luật Săn bắn và Bảo tồn Loài chim di cư của Mỹ, dùng trên các giấy phép săn bắn. Bộ tem hàng năm có in hình loài chim dưới nước. Cụm từ này cũng miêu tả các bộ tem tương tự trong các tiểu bang khác nhau, dùng cho thợ săn hoặc được bán cho các nhà sưu tầm.

Dấu bưu điện chỉ bưu phẩm giao không thành công, kèm theo lý do. Ví dụ: "Không có số nhà", "Địa chỉ không tồn tại" và "Đã chuyển đi".

Một dạng tách tem thường được sử dụng với tem tự dính. Ở bước xử lý, một dụng cụ có cạnh sắc (khuôn) đâm xuyên qua tất cả các cạnh của tem in, để sau này người dùng có thể xé rời từng chiếc tem ra khỏi giấy lót. Đường cắt theo khuôn có thể là đường thẳng, hoặc lượn sóng để mô phỏng răng tem, hoặc dạng khác.

Bản khắc nguyên gốc của hình tem, thường được khắc lõm trái mặt trên một tấm thép mềm phẳng. Trong phương pháp in khắc (intaglio) truyền thống, một trục truyền được tạo ra từ khuôn in, còn bản kẽm in được tạo ra bằng cách in vết của trục truyền. Khi có nhiều khuôn được sử dụng để in một bộ tem, các dị bản khác biệt có thể xác định được.

Giá mặt của tem, thường được ký hiệu bằng số in trên thiết kế tem. Một số loại tem Anh, Mỹ hiện đại có mệnh giá bằng chữ để dự phòng thay đổi cước phí. Một giá trị bằng số được gán cho tem loại này tại thời điểm phát hành. Ví dụ: tem 1st, 2nd của Anh, tem Forever của Mỹ.

Tem được phát hành với một số lượng lớn, được in lại và lưu hành trong khoảng thời gian không hạn định, được dùng chủ yếu cho thanh toán cước phí với nhiều giá mặt khác nhau. Tem Tổng thống Hoa Kỳ năm 1938 và tem 32 cent Flag Over Porch năm 1995 là những ví dụ. Các thiết kế tem chắc chắn thường không tôn vinh một sự kiện có thời gian cụ thể.

Một chính thể đã từng phát hành tem, hiện tại không phát hành tem nữa. Tên cũ của đơn vị phát hành tem đã thay đổi, do đó, tên của đơn vị đó không còn được sử dụng trên tem nữa.

Một dấu hiệu cho thấy một con tem đã được sử dụng và không còn giá trị như bưu phí. Các dấu hủy ngày nay thường bao gồm tên của vị trí gửi thư ban đầu hoặc cơ sở phân loại gần đó và ngày gửi thư. Hầu hết dấu hủy có một phần đường thẳng, thanh, văn bản hoặc một thiết kế in trên tem bưu chính để làm mất hiệu lực của nó. Dấu hủy còn có tên tiếng Anh là killer.

Một bản kẽm in cong được sử dụng trên máy in quay hiện đại và không có đường nối. Đối với tem Hoa Kỳ, trụ được dùng để in tem ống đồng. Xem thêm sleeve - trục in.

Tem không có hình chữ nhật hoặc dấu văn phòng phẩm bưu điện được cắt theo hình dạng của thiết kế, thay vì cắt theo hình vuông. Tem và văn phòng phẩm cắt theo hình dạng thường có giá trị thấp hơn những con tem được cắt theo hình vuông. Một trong những loại có giá trị nhất thế giới tem, con tem 1 cent năm 1856 của Guiana thuộc Anh (Scott 13), là tem cắt theo hình.

Một phần hình chữ nhật hoặc hình vuông được cắt tỉa gọn gàng từ phong bì có dán tem bao gồm tem bưu chính in chìm có lề rộng. Người sưu tập thường thích thu thập văn phòng phẩm toàn vẹn hơn là dưới dạng hình vuông cắt nhỏ. Một số văn phòng phẩm cũ hơn chỉ có ở dạng cắt hình vuông.

Dấu hủy được thể hiện qua đường cắt giấy tem có chủ ý. Thường thì một phần giấy tem bị cắt đi theo hình nêm (wedge-shaped). Trong nhiều tem, dấu hủy này cho biết tem bưu chính này được sử dụng làm tem tài chính (doanh thu) hoặc tem điện báo hơn là bưu chính. Dấu hủy cắt đã được sử dụng thử nghiệm trên tem bưu chính Hoa Kỳ thời kỳ đầu để ngăn việc tái sử dụng.

Giấy của con tem hoặc bì thư bị yếu đi đáng kể do bị gấp hoặc cong ở một số điểm. Các nếp nhăn làm giảm đáng kể giá trị của một con tem. Các nếp nhăn đặc biệt ảnh hưởng đến giá trị bì thư khi chúng kéo dài qua tem đính kèm hoặc nhãn bưu điện.

Bì thư thu lượm được sau một vụ tai nạn máy bay, tầu hoả, tầu thuỷ hay ô tô, song vẫn được chuyển tới tay người nhận kèm theo dấu đóng có lời giải thích về tình trạng của bì thư hoặc để trong phong bì khác của cơ quan Bưu điện.

Một phong bì hay vật phẩm bưu chính, thường là một phong bì đã được gửi qua đường bưu điện. Những lá thư được gấp lại, ghi địa chỉ và gửi đi mà không có phong bì và giấy gói từ các bưu kiện đã gửi cũng được xem là bì thư.